Kongressorganisation

Die deltacom GmbH ist Ansprechpartner für Verbände, Institutionen und Interessenvereinigungen, die eine branchenspezifische Veranstaltung (Kongress, Messe o. Ä.) durchführen wollen. Von der konzeptionellen Beratung bis zur Realisation bieten wir unseren Kunden umfassende und persönliche Betreuung. Die deltacom ist nicht nur ausführendes Organ, sondern denkt von Anfang an konstruktiv mit, um durch ihr Know-how Ihre Erwartungen und Vorstellungen zu realisieren. Leistungsbausteine unserer Arbeit sind:

Konzeption

  • Umfassende Planung und Beratung
  • Erstellung eines detaillierten Zeitplanes

Finanzierung/Budgetierung

  • Budgeterstellung und -überwachung
  • Unterstützung bei der Sponsorensuche und entsprechende Vertragsabwicklung
  • Treuhänderische Einnahmen-/Ausgabenverwaltung
  • Endabrechnung

Werbung/Marketing/Kommunikation

  • Erstellung einer veranstaltungseigenen Homepage
  • PR
  • Programmerstellung und -druck
  • Verwaltung von Adressdatenbanken
  • Mailings
  • Anzeigenschaltung in Fachzeitschriften
  • Eintragung in Kongresskalender

Hotelvermittlung

  • Reservierung der entsprechenden Hotelzimmer in Nähe des Veranstaltungsortes
  • Vertragsverhandlungen
  • Verwaltung der Zimmerkontingente unter Berücksichtigung der Stornofristen
  • Durchführung der Buchungen inklusive Bestätigung und Änderungsmanagement
  • Abrechnung

Teilnehmermanagement

  • Registrierung der Teilnehmer mit professioneller Veranstaltungssoftware
  • Anmeldungsannahme per Post, Fax oder online
  • Inkasso der Gebühren
  • Versand der relevanten Bestätigungen und Rechnungen
  • Korrespondenz mit den Teilnehmern
  • Vorbereiten der persönlichen Teilnehmerunterlagen

Referentenbetreuung

  • Registrierung der Referenten inklusive Koordination der technischen Anforderungen
  • Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung

Abstracthandling

  • Gestaltung des Anmeldeformulars (in Papierform und/oder digital)
  • Sammeln und Verwalten der Abstracts (auch online)
  • Erstellen eines Abstractbandes als Buch oder CD-ROM

Logistik

  • Angebotseinholung
  • Vertragsverhandlungen
  • Koordination und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Catering, Transfers, Dolmetscher, Technik etc.)

Rahmenprogramm

  • Organisation von Abendveranstaltungen und Begleitprogrammen

Personaleinsatz

  • Personalplanung vor Ort
  • Hostessen-Service
  • Briefing/Schulung

Vor-Ort-Management

  • Einrichtung eines komplett ausgestatteten Tagungsbüros
  • Technische Betreuung
  • Koordination aller Gewerke
  • Teilnehmer- und Referentenbetreuung
  • Bearbeitung von Neuanmeldern inklusive Inkasso
  • Dekoration
  • Beschilderung
  • Transfers

Darum wir!

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